Уважаемые коллеги!

Электронный документооборот (ЭДО) - это способ обмена документами в цифровом формате по телекоммуникационному каналу связи через Интернет либо в информсистемах. Подписывать документацию необходимо при помощи электронной подписи.

Федеральная налоговая служба России в сентябре 2024 года утвердила «Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации» в целях его распространения среди граждан и организаций РФ.

В рекомендациях ФНС убеждает пользователей, что «вместо того, чтобы писать от руки или распечатывать документы на принтере, можно отправить документ c компьютера или даже смартфона нужному адресату».

Методические рекомендации регламентируют понятие электронного документооборота, его виды, порядок внедрения, утверждают алгоритм сопутствующих операций. А также помогут разобраться в сервисах, процессах и возможностях такого документооборота.

В МР описаны основные операции с документами в ЭДО:

• создание документа;

• подписание документа;

• отправка документа контрагенту;

• приём документа от контрагента;

• обеспечение безопасности передачи документов;

• хранение документов;

• быстрый поиск документов.

Также с помощью ЭДО физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты, не выходя из дома.

Электронная подпись

Раздел 5 включает в себя информацию об электронной подписи:

• как вести отчётность через Интернет

• как обмениваться документами с контрагентами и сотрудниками

• нкакую электронную подпись использовать человеку для личных целей

• как получить электронную подпись

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации.

• директора фирм и ИП - в налоговую или к доверенным лицам УЦ ФНС России,

• руководители финансовых организаций - в УЦ Банка России,

• госучреждений - в Казначейство.

Рядовым сотрудникам для работы нужна ЭП физического лица - ее можно оформить в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее - ФНС выдает подписи директору только в единственном экземпляре и копировать их для сотрудников нельзя.

Чтобы получить электронную подпись в ФНС России директору организации необходимо:

1. Приобрести токен. Устройство должно быть сертифицировано федеральной службой по техконтролю (ФСТЭК) и ФСБ России. Рекомендованные модели можно посмотреть на сайте ФНС России, а узнать подробный порядок оформления ЭП в ФНС России - в Приказе ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.
2. Установить программу для работы с ЭП. Для работы с КЭП необходимо приобрести лицензию и установить на ПК пользователя средство криптографической защиты информации. ФНС России рекомендует использовать КриптоПро CSP. Сделать это можно в Удостоверяющем центре.
3. Подготовить документы для оформления подписи (паспорт, СНИЛС и ИНН).
4. Лично обратиться в ФНС России или к его представителям за выпуском сертификата. Выбрать инспекцию и время посещения можно на сайте ФНС России. При себе, кроме документов, нужно иметь токен для записи на него сертификата ЭП.

Личное обращение нужно только при получении первого сертификата ФНС России. Получить следующие сертификаты можно удаленно.

Получить электронную подпись в Банке России можно несколькими способами: в пункте выдачи или онлайн в личном кабинете на сайте УЦ.

Первое получение сертификата всегда происходит при личном визите.

Для оформления ЭП в УЦ Банка России онлайн необходимо:

• Запросить в Банке России логин и пароль для входа в личный кабинет на сайте УЦ.

• Войти в личный кабинет.

• Создать запрос на получение сертификата ЭП.

• Дополнить заявку документами, которые необходимы для выпуска сертификата.

• Дождаться результатов проверки документов и сообщения о том, что сертификат готов.

• Скачать сертификат и программу, которая понадобится для работы с ЭП.

Инструкция по получению сертификата есть на сайте УЦ Банка России. Подробные правила выдачи сертификата можно посмотреть в Указании Банка России от 10.03.2021 № 5750-У и Порядке реализации функций и исполнения обязанностей УЦ Банка России.

Порядок получения сертификата в Казначействе России похож на процессы в ФНС России и Банке России. Подробная инструкция по оформлению ЭП есть на сайте Казначейства России.

Также в Методических рекомендациях есть информация о том:

• как работают ключи усиленной электронной подписи

• как получить, и где хранится открытый/закрытый ключ

• кто может пользоваться открытым/закрытым ключом

• как посмотреть данные о закрытом ключе

• как хранить закрытый ключ

Как подписать электронный документ электронной подписью?

Это зависит от сервиса, в котором клиент работает с документом.

Обычно нужно:

• настроить компьютер, в сервисе это происходит автоматически;

• загрузить файл, который нужно подписать;

• вставить токен или другой носитель с ключами в компьютер;

• выбрать сертификат ЭП и нажать кнопку «подписать».

Рекомендации предназначены для широкого круга физических и юридических лиц - граждан и организаций Российской Федерации.

С наилучшими пожеланиями,

АНО ДПО "Энергобезопасность"